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数字化校园平台下的高校办公OA系统研究与应用 首页 > 新闻动态 > 行业新闻
2016-08-04

数字化校园平台下的高校办公OA系统研究与应用

 

        数字化校园时代,高校数字OA办公系统能够加速学校整体信息化进程,能够最大限度利用计算机和现代通讯手段面向学校服务,并建立学校内部信息交流的快速通道,通过对各办公要素的网络整合,能够实现工作流、信息流和知识流的综合管理与应用,以达到共享信息资源、强化部门业务管理的目的。高校数字办公OA系统通过加强各业务部门之间的交流,实现组织信息的快速上传下达,促进了部门间的协同办公,提高学校的整体办公效率,并为学校各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。因此,可以说数字OA办公系统是高校数字化建设过程核心应用的骨干业务系统,意义非凡。

  一、OA信息技术发展历程

  OA办公信息系统早期主要以群件为技术基础,其代表产品主要以IBM的Domino(即Lotus Notes)和微软的Exchange为主。OA办公系统的业务功能由简单收发文件、信息共享发展到工作流、任务流等OA办公信息服务。由于早期软件开源项目尚未普及,以Lotus.Notes或微软的Exchange群件技术为基础的OA自动化办公系统一度成为业界主流方案。

        随着企事业单位对OA办公系统业务需求的不断提出,采用群件技术OA产品的技术瓶颈开始显现,其具体表现有OA系统无法充分利用数据、协同办公性能差、系统灵活性受限、二次开发成本过高等。随着计算机开源项目的蓬勃发展以及计算机应用系统体系架构的不断优化,出现了一大批以J2EE(Java)或微软.Net为技术平台、采用B/S多层体系架构的OA办公应用系统,这个阶段的OA办公系统有标准后台数据库,有开放接口和技术标准能够很好地与其他系统融合,且系统自身具有很强功能扩展性和兼容性,这个时期的OA办公系统不再单纯依附于某个服务器组件定制开发,OA办公系统由过去简单协同办公服务逐步演化为集综合行政办公、复杂工作流定义、个人事务管理等多项工作任务于一体的业务管理信息系统。

        随着无线互联网的普及以及大数据、云技术应用时代的到来,用户对数字化办公需求又有了新的变化——智慧办公、移动办公以及数据挖掘与决策分析已经成为时下主流办公OA系统的新特征。这个阶段的OA办公系统通过依托信息平台的技术支撑和数据环境,为用户提供实用、轻巧、便捷的个性化办公解决方案,并为用户提供更加人性化的信息服务。

  二、高校数字化办公特点

  1.高校的数字办公任务繁重、业务复杂

  首先,高校根据其高等教育办学特点、办学需要会进行一些机构的拆分合并和相应的人事变动,而频繁的机构变动和人事调配会给OA办公自动化系统带来数据同步不及时、信息同步不完整等问题;其次,由于高校教学和科研活动区别于一般行政办公工作,学校各个二级单位根据自身部门的特点都会出台相应的业务管理办法和工作流程,如何将不同院系的业务流程整合到统一的OA办公系统之中,也是一个较为复杂棘手的技术难题;再次,高校的OA办公系统并不限于一般意义上的行政办公,还要与诸如教务、科研、图书管理、资产管理等多个业务骨干信息系统进行对接,才能够从真正意义上提升学校的办公效能。而这就要求OA办公系统需要与其他业务信息系统具有较高的数据交换性能和办公协同能力。

  2.信息互动性强

  高校OA办公系统用户并不局限于学校管理人员,还包括广大一线教师和在校学生。因此高校OA办公系统应具备较好的信息互动性能,即师生可以通过IM网络实时通讯软件在线交流和沟通;同时,重要通知、公告也可通过短信平台进行推送;随着平板电脑和智能手机的普及,高校办公OA系统还应实现在数字终端设备进行信息推送,以满足无线网络环境下师生移动办公、便捷办公的工作需求。

  3.信息安全等级要求高

  高校的数字办公除了收发文和签发审批之外,在自动化办公环境中还会处理一些涉密性强的数据,如高校的试题库、招生信息、财务信息以及大量人事和学籍管理信息,这些涉密信息如不加以严格防范,极有可能会被不法分子所窃取和利用,因此,高校数字OA系统要符合用户对信息安全管理的要求,要具备可靠完备的安全保障体系,对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力,并能确保系统具有严格的身份认证功能,相应的技术手段能够对数据安全和操作安全加以保护。

  4.个性化信息服务完善

  高校OA办公系统除了具备成熟完善的公共电子办公环境外,还应具备完善的个性化信息服务,如电子邮件、网络博客、论坛、通讯录、网络硬盘等。用户在使用公共政务办公的同时,可通过自己专有的个人办公环境处理随身文档和其他私人信息,这样通过公共办公与个性化信息服务可以打造一个良好的OA办公生态圈,以便更好地黏住用户。

  三、数字化校园基础平台对OA办公系统的应用

  高校的数字化校园项目主要包括三大信息平台的建设,即身份认证、数据中心及信息门户平台建设。高校数字化校园系统下的三大信息平台为开展网络应用和信息服务奠定了坚实技术基础和数据环境。基于数字化校园平台技术的OA办公系统无论从信息服务的广度、深度还是在与其他业务系统集成上都与传统意义上的OA办公系统有着本质区别。这主要表现在如下几个方面:

  (1)传统OA办公系统的人员和部门机构等基础数据需要管理员重新建立或从其他业务系统导入,当学校人员或机构发生变化时,需要系统管理员人工维护,费时费力,且信息维护的准确性、及时性大打折扣。而数字化校园下的身份认证平台能够为学校提供完整规范的用户及部门机构代码数据标准,办公OA系统通过中间件接口技术可以访问身份认证平台下的人事和部门机构基础信息,确保了用户身份信息的时效性、准确性与唯一性。

  (2)数字办公OA协同系统可以通过数字化校园的信息共享平台,利用中间件技术将学校的人事、科研、教务、资产管理等骨干业务系统数据库整合起来,实现了学校业务信息系统与OA办公系统深度融合,OA办公协同系统将学校的财务、教务、科研等常规业务申请审批手续,以若干个工作流的形式固化下来,并交由OA系统部署实施,工作流通过中间件技术,将最终审批表单自动回传到业务信息系统中,实现与其他业务应用系统的无缝数据交换,避免其他业务系统的重复录入,提升了工作效率和效能。

  (3)数字化校园下的信息门户可为办公OA系统的信息服务提供强有力的技术支撑。信息门户中的电子邮件、论坛、博客、网络硬盘等通用性强的应用组件皆可接驳到OA办公系统之中,以此完善扩充OA办公系统的个性化信息服务。依托数字化校园已有的技术支撑和数据环境开发和部署高校的数字化OA办公系统可大幅降低开发成本,同时,又规避了不必要的重复性建设,保护了前期已有的信息化投资。

  四、高校数字OA办公系统的体系结构

  高校数字OA办公系统通过多层体系架构的科学构建,可最大限度利用高校数字化校园已有技术基础,充分利用高校数字化校园数据环境,将OA办公系统无缝接入到整个高校数字化校园的体系建设之中,从而实现系统与校内其他业务系统更深层次融合。高校的OA办公体系架构可以划分为应用表现层、功能逻辑层、通用组件层以及技术平台与数据层,如图1所示。其中应用表现层主要为高校用户提供多媒介的信息展现与人机交互功能;逻辑功能层主要为办公OA的各个子系统、子模块,该层主要负责处理OA的业务功能;通用组件层主要用来处理逻辑功能层提交的各种OA办公任务,以及与其他业务系统进行数据交换。而最下层的技术平台及数据层是为OA办公系统提供技术平台支撑及基础数据环境。

  五、高校数字OA办公系统技术展望

  随着教育信息化水平的提升,尤其是高校数字校园、智慧校园建设的逐渐深入,未来将会有更多新技术融入到高校数字办公OA系统中,如HTML5通用标记语言规范的应用以及未来WIN10操作系统的普及,会将PC、PAD、手机的操作界面融为一体,将会给高校OA办公用户带来轻量化、快捷便携的数字办公应用体验;云计算云存储的应用,能够帮助院校节省大量的计算和存储资源,更有利于数字OA办公系统的部署实施以及日后的功能扩展;而大数据计算则能更好地帮助学校利用海量的OA办公信息资源进行数据挖掘与辅助决策。


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